Documentos civiles y reciprocidad

Por que importan los documentos civiles

Los documentos civiles son los registros oficiales que permiten al DOS y al USCIS verificar su identidad, las relaciones familiares y si existe algun impedimento de admisibilidad. Sin ellos, un oficial consular o un oficial de USCIS no puede resolver el caso.

Toda entrevista de visa de inmigrante y toda solicitud de ajuste de estatus depende de que estos registros estén completos, en el formato correcto y sean consistentes entre si. La falta de documentos civiles es una de las razones más frecuentes por las que un caso se detiene o entra en procesamiento administrativo.

El calendario de reciprocidad del DOS, por país

El DOS pública un calendario de reciprocidad específico por país en travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/Visa-Reciprocity-and-Civil-Documents-by-Country.html. Para cada país, el calendario indica: el tipo de documento civil esperado, la autoridad que lo emite, si ese tipo de documento esta disponible y las variaciones conocidas por país en cuanto al formato o procedimiento.

Consulte el calendario de reciprocidad de su país específico ANTES de reunir cualquier conjunto de documentos. El calendario es la fuente principal de lo que el DOS espera en la etapa consular. Las reglas varian por país y pueden cambiar de un año a otro.

Documentos comunmente requeridos

La mayoría de los consulados exigen un conjunto básico de documentos civiles para los solicitantes adultos de visa de inmigrante:

• Acta de nacimiento: se prefiere la forma larga; debe incluir nombre completo, fecha de nacimiento y nombres de los padres
• Acta de matrimonio: requerida si esta casado o casada actualmente
• Decreto de divorcio, anulación o acta de defuncion: requerido para cada matrimonio anterior, para cada parte de ese matrimonio
• Decreto de adopcion: si aplica
• Registros militares: si el solicitante sirvio en las fuerzas armadas de algun país
• Registros judiciales y carcelarios: si el solicitante fue acusado o condenado por algun delito en cualquier país
• Certificados de policia: requeridos de cada país donde el solicitante vivio seis meses o más siendo adulto

La lista específica varia por país y tipo de trámite. Confirme siempre con el calendario de reciprocidad del país correspondiente.

Certificados de policia

Un certificado de policia es un documento oficial de la autoridad policial nacional de un país que confirma si el solicitante tiene antecedentes penales allí. El DOS requiere un certificado de policia de cada país donde el solicitante vivio seis meses o más siendo adulto, incluido el país de residencia actual.

El proceso para obtenerlos y los requisitos de vigencia varian por país. Algunos países no emiten certificados de policia para solicitantes en el exterior; para esos países, el calendario de reciprocidad del DOS indica el procedimiento alterno que el consulado aceptara. No invente un sustituto. Busque el procedimiento del país específico en el calendario de reciprocidad y sigualo exactamente. También verifique los requisitos publicados por el consulado asignado, ya que algunos puestos exigen períodos de validez más cortos que el valor predeterminado del país.

Traducciones

Todo documento civil que no este en inglés debe ir acompanado de una traducción certificada al inglés. El traductor debe incluir una declaracion que certifique que la traducción es exacta y completa, junto con su nombre en letra de molde, firma y fecha. El traductor no necesita tener una licencia profesional, pero debe certificar su competencia en ambos idiomas.

Las traducciones no reemplazan el documento original. Lo acompanan. Lleve el documento en el idioma original y la traducción certificada juntos como un solo conjunto. Presentar solo una traducción sin el original es una de las razones más frecuentes por las que se rechaza un conjunto de documentos.

Originales frente a copias certificadas

La guía del DOS es clara: lleve el original o una copia certificada de cada documento civil que haya cargado en CEAC. No envie los originales al NVC por correo. El NVC revisa imágenes de documentos de forma electrónica durante la etapa previa a la entrevista. El oficial consular inspecciona los documentos fisicos originales en la entrevista.

Para casos de ajuste de estatus, el USCIS generalmente acepta copias presentadas con el paquete I-485, pero puede solicitar los originales en una etapa posterior. Tenga siempre los originales disponibles. En Ciudad Juárez y otros puestos de alto volumen, el consulado solicita fotocopias de los documentos además de los originales. Verifique el suplemento específico del consulado asignado antes de la entrevista.

Falta de disponibilidad de documentos

Para los países donde un tipo de documento aparece como No disponible en el calendario de reciprocidad del DOS, el calendario también describe la evidencia alternativa que el oficial consular esta autorizado a aceptar. Esto suele ser una declaracion jurada del solicitante combinada con otra documentación de apoyo.

Siga el calendario de reciprocidad exactamente para los documentos no disponibles. No sustituya por un tipo de documento que no figure en el calendario. Si el calendario guarda silencio sobre un caso particular, comuniquese directamente con el consulado asignado antes de la entrevista para preguntar como desean manejarlo. Lleve cualquier respuesta escrita que reciba.

Problemas frecuentes por país

Ciertos defectos en los documentos aparecen con frecuencia en distintos países y tipos de documentos:

• Acta de nacimiento sin el nombre de uno de los padres: algunos países emiten actas que omiten el nombre del padre; puede ser necesaria una declaracion jurada complementaria o evidencia secundaria
• Decreto de divorcio sin sello de firmeza ni firma del juez: muchos países requieren una anotacion de firmeza por separado; un decreto sin ella puede no ser aceptado
• Certificado de policia sin sello oficial ni autenticacion: algunas autoridades policiales nacionales emiten certificados que parecen completos pero les falta el sello requerido; confirme el formato correcto antes de solicitar el certificado
• Discrepancias de nombre entre documentos: si un nombre aparece escrito de forma diferente en distintos documentos, incluya una explicación notariada o una orden judicial de cambio de nombre para dar cuenta de la diferencia
• Certificados de policia que vencen antes de la fecha de la entrevista: algunos puestos exigen un certificado emitido dentro de un período corto; solicite el certificado con suficiente anticipación para que siga siendo valido el día de la entrevista, pero con tiempo suficiente para el trámite

Documentos civiles en consulados con suplementos específicos del puesto

Los puestos consulares de alto volumen, como Ciudad Juárez, publican suplementos de documentos específicos del puesto que pueden agregar requisitos adicionales a los que figuran en el calendario de reciprocidad del país. Ciudad Juárez, por ejemplo, solicita fotocopias de la página biografica del pasaporte y de la carta de entrevista del NVC además del conjunto de documentos estándar.

Verifique siempre la página oficial del consulado, no solo el calendario de reciprocidad del país, antes de preparar su conjunto de documentos. Los requisitos específicos del puesto se actualizan de forma independiente al calendario del país y ambas fuentes deben leerse juntas.

Errores comunes

Estos errores aparecen con suficiente frecuencia como para revisarlos antes de cualquier cita consular:

• Usar un acta de nacimiento en formato corto cuando se requiere el formato largo: el formato corto suele omitir los nombres de los padres y puede no satisfacer los requisitos del DOS
• Presentar solo una traducción certificada sin el documento en el idioma original
• No incluir un certificado de policia de un país donde el solicitante vivio años atrás, especialmente si luego se traslado a otro país y olvido esa residencia anterior
• No llevar los originales a la entrevista: el NVC reviso imágenes; el oficial inspecciona los documentos fisicos
• Asumir que el calendario de reciprocidad es estable: los calendarios cambian entre años del programa; verifique la version actual cerca de la fecha de la entrevista, no con meses de anticipacion

Elementos dinamicos: verifique con fuentes oficiales

Los siguientes elementos cambian con el tiempo y deben verificarse en fuentes oficiales actuales antes de actuar:

• El calendario de reciprocidad actual por país en el sitio travel.state.gov del DOS
• El suplemento de documentos específico del consulado asignado
• Los períodos de validez actuales de los certificados de policia en el consulado asignado
• Los requisitos actuales de certificación de traducciones, que pueden actualizarse en las instrucciones del consulado
• Si la autoridad emisora en su país de origen ha cambiado su proceso de emisión o formato desde la última vez que lo verifico